L'autenticazione delle copie può essere fatta dal Pubblico Ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un Notaio, Cancelliere, Segretario Comunale, o altro funzionario incaricato dal Sindaco.

La Legge dispone che possono essere rilasciate dai Comuni, attestazioni di conformità di copie fotostatiche (scritture private, contratti, promesse unilaterali, di statuti ed atti costitutivi di associazioni e circoli privati), da esibire talvolta per finalità di tipo privato.

L'entrata in vigore del D.P.R. n. 445/2000 contenuto nel testo unico, ha notevolmente ridotto l'obbligo di autentica di copie da presentare agli organi della Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, rafforzando ulteriormente le precedenti leggi Bassanini sulla semplificazione e disponendo che, con una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, il cittadino interessato può dichiarare che è conforme all'originale:

• la copia di un documento tenuto o rilasciato da una Pubblica Amministrazione
• la copia di una pubblicazione, di un titolo di studio e di servizio
• la copia di documenti fiscali che debbono essere conservati dai privati.

Non è più necessario, quindi, far autenticare le copie di questi documenti in Comune o presso l'Amministrazione a cui devono essere consegnati, ma è sufficiente una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà redatta anche in calce alla copia stessa, firmata davanti al dipendente addetto oppure presentata o inviata con fotocopia non autenticata del documento d'identità.

La stessa dichiarazione può essere presentata anche ai privati ma con firma autenticata.

L'autentica di copia conforme può essere richiesta da chiunque, anche da persona diversa dall'interessato e in Comune diverso da quello di residenza.

Verbale

Rilascio immediato, fatti salvi casi particolari.

La validità è illimitata, la copia conforme sostituisce a tutti gli effetti l'originale

• Valido documento di riconoscimento;
• Documento in originale e sua fotocopia riprodotta perfettamente in tutte le sue parti.

A secondo dell'uso della stessa, possono essere richieste € 0,36 o € 0,72 per diritti di segreteria e € 16,00 per imposta di bollo. Per l'autentica di pubblicazioni o documenti composti da più pagine, l'eventuale imposta di bollo è di € 16,00 ogni quattro facciate.

Sono esenti dall'imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di conformità di copia da presentare alle Pubbliche Amministrazioni o a gestori di Pubblici Servizi; per quelle da presentare ai privati l'imposta di bollo viene applicata o meno in base all'uso.

• D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642 (Tab. A e B e successive modificazioni e integrazioni);
• D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 - testo unico sulla documentazione amministrativa;
• Circolare Ministero dell'Interno n. 9/2004.

Sabrina Malerbi